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审计档案管理中存在的问题及改进路径分析

【摘要】审计档案的管理完善与否,直接关系到整个审计监督工作的准确度和专业程度,基于此点,在审计工作中不断加强审计档案的管理和完善工作是提高审计工作效率和准确性的重要环节。因此,本文分析研究了审计档案的特点、审计档案管理中存在的问题和改进的路径。

【关键词】审计档案;存在问题;改进路径

1审计档案的特点

1.1程序性

        审计工作包含的环节和内容十分丰富和系统,具体有确定审计对象,成立审计小组,制定审计方案,发布审计通知,开展实际审计,完成审计报告,征询被审计单位意见,检查审计报告,得出审计结论等一系列彼此之间互相关联的完整审计程序。上述的审计环节中,无论哪一个环节和项目出现了问题都会造成审计结果和相关报告数据的不准确,进而影响到后续工作的进行和开展。基于这一点,审计人员在进行审计工作开展的过程中,应该严格依照固有的审计工作程序进行,使得审计工作程序性不断加强,有条不紊地进行工作。

1.2专业性

        作为一种比较特别的职能管理活动,审计工作成果必须能够真实准确地记录和反映整个审计监督过程,这样一来,审计专业所特有的高度专业化和职能化就会得到突出的体现和加强。审计人员应该将这一专业性贯穿和落实到审计工作中的方方面面,同时应该强调审计档案的极端主体地位的重要意义,将其最大化地利用和管理。

1.3法规性

        审计档案的管理工作是严格按照国家的相关法律法规制定,并且遵照审计财政规章制度进行的。值得注意的一点,审计工作做出的结论和报告具有法律效力,而且在审计相关过程中产生的一系列文字、图表、声音影像等材料都被赋予了法律法规的效力。

1.4公正性

        由于审计工作具有的监督审查作用,这就要求审计工作必须具有极大的公正客观性,无论是审计单位还是实际审计人员,都应该在审核、检查、测试、评价等工作环节中严格坚持客观公正、实事求是的原则,坚持做到以事实为依据,尽最大可能减少自身偏见和其他外部因素对于审计工作客观公正性的影响和抑制,达到使审计报告能够正确客观地反映被审计单位的真实财务状况。

1.5连贯性

        审计报告要想能够完整真实地反映出被审计单位的财务真实状况,审计人员对于整个审计项目的连贯审查和核实是不可或缺和极端重要的。从审计对象的确定,到审计机关的复审活动,直至审计报告的完成,这个过程中各环节是相互支撑、环环相扣的有机统一体。倘若其中有一个环节出现了细微的隔断,就会导致整个审计报告出现偏差和失误,给审计工作的准确性带来威胁。值得注意的是,现实的审计工作中存在着一些审计活动需要跨年度进行,甚至一些基础建设施工项目还存在着不同工期和年度阶段的分类,这样高跨度的审计工作就带来了相关的审计难度,审计人员应该在全部审计活动结束之后进行立卷归档,从而确保整个审计活动和工作的连续有效性。

1.6系统性

        立案审计工作中,具体包括了准备、实施、终结过程中产生的一系列审计档案,这就在一定程度上要求审计工作人员在进行审计时对这三个阶段产生的材料进行系统化整理和处理。相关阶段的审计报告和取证材料具有不可分割和相互支撑的意义和关系。其中任意一方面的缺失,都会导致其他方面的审计结果失去依据。因此,审计工作人员应该注重项目资料的系统性。

2审计档案管理中存在的问题

2.1对于审计档案管理工作的重要性认识不足

        目前存在的情况是,部分审计部门和审计人员没有充分意识到审计档案管理工作的极端重要意义,认为审计档案管理仅仅局限于对于审计资料的归类整理,对于较小项目的审计档案管理,工作人员只是单纯地记录和存储了审计结论和报告结果,并未给予应有的重视和关注于档案管理工作。另一方面,对于那些项目比较浩大的审计工作,由于缺乏对于审计档案管理的重要性认识,很多重要资料都在工作审计结束之后出现了丢失和遗漏的现象,这对于后期审计工作的检查和监督是极为不利的。

2.2审计档案管理制度有待完善

        作为专业性十分强的档案,审计档案需要专门的有关制度进行管理规范和约束。但事实上,目前普遍存在着审计档案管理经验不足以及重要性认识不够的问题,这些现象都会导致审计档案管理制度不够完善,并且亟待加强和健全。缺乏相关健全的审计档案管理制度,会导致审计人员在整理和阅览审计资料的过程中出现资料遗漏以及信息不完善的问题,这都会给后续的审计工作的效率和准确度带来了极大的威胁。

2.3审计档案管理工作规范度有待加强

        由于对审计档案管理工作的意识不够,目前很多审计单位存在着一人兼多职的状况,加之近年来审计人员流转度和变动幅度极大提高,很多单位的审计档案管理人员缺乏相关的专业培训、经验不足,这些不利因素都会致使档案管理人员的投入精力和工作状态呈现恶化趋势,并且,相关人员如果对档案管理的程序和环节还是比较陌生,那么实际工作和操作过程也会出现很多的随意性和不专业现象,这也给审计工作带来了极大地困难。

2.4审计档案管理的利用度低

        审计档案存在的意义,在于其最大化地再现和记录了审计工作的各个环节和整体过程,同时通过对审计档案的阅览也可以了解到审计结果和报告结论,凝结了整个审计工作过程中全体工作人员集体智慧的结晶。作为审计工作的重要记录,审计资料的失真或遗漏等现象都会在不同意义上削弱了审计档案的利用价值和意义。目前,随着信息技术和办公自动化的广泛应用和普及,很多审计科室都配备了电脑,进行审计资料的储存,尚未出现对于电脑在审计档案的深层次开发和推进,随着审计工作的不断升级和多任务高强度的办公趋势,如果仅仅使用初级电脑办公技术进行审计工作,将会极大地降低和制约审计工作的发展速度和前景。

3审计档案管理中相关问题的改进路径分析

3.1加强审计人员对于档案管理的认识

        任何工作的改进和完善,前提在于相关人员加强意识上的提升和重视,这样,相关问题可以得到较为有效地解决。加强档案管理工作的重要性认识,首先就必须明确规范整齐、名目清晰的档案,可以在很大程度上为审计工作提供丰富而有效的原始数据;并且,这些资料可以十分有效地为审计部门进行审计工作人员业绩和工作成果考核评定提供书面资料和充足证据;再者,这些珍贵的审计档案还可以为审计人员后续自身业务专业技能发展和提升提供完善而可靠的教育参考素材,审计人员只有在充分认识了上述档案管理的极端重要性,才能够自觉而有效地贯彻落实好审计档案的管理工作。

3.2建立健全审计档案管理制度和法规文件

        实现科学有效的管理,完善制度至关重要。立足于整个国家全局的宏观层面,审计档案的管理是整个国家总体档案的一个重要有机组成部分。如果从微观的经济活动考虑,加强审计档案的管理工作,是促进和巩固本单位审计监督活动的重要一环。在进行相关法律法规文件的落实的出台时,不仅仅要进行大力度宣传《档案法》《审计法》等相关法律条文,让从事相关工作的人员真正做到知法懂法学法用法,而且还需要密切联系工作的实际情况,具体问题具体分析,来不断完善和巩固审计机关单位的档案管理制度和工作评价标准,确保审计的档案管理工作严格按照统一标准化要求进行。另外,可以将目标管理方法应用于审计档案过程之中。最后,如果充分利用审计档案资源数据库,借助信息技术交换平台和互联网技术,对于整个审计档案进行归档等程序,会极大推进审计档案管理迈向快捷和便利。

4小结

        审计档案可以真实而有效地反映审计工作过程中的数据和信息,作为审计工作的一个十分重要的组成部分,加强审计档案的管理可以有效地保障审计工作的质量和效率,这对于整个审计过程中风险的规避和失误的减少都具有十分战略性的意义。综上所述,加强审计档案管理并且在针对相关问题进行路径改进和战略分析是十分有必要的。(李小红  湖北省恩施州来凤县审计局)

【参考文献】

[1]. 会计师事务所审计档案管理办法[J].中国注册会计师,2016,(3):31-32.

[2]王舰,范秀玉. 新审计档案管理办法驱动下的审计档案改革[J].商业会计,2017,(14):96-97. DOI:10.3969/j.issn.1002-5812.2017.14.037.

[3]杨常纪,李志远,雷鸣. 基于Web的审计档案管理系统设计与实现[J].云南档案,2017,(12):57-58.

作者:李小红
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