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审计档案的信息化管理研究

【摘要】随着社会经济科技的不断发展,多媒体信息化成为时代发展的必然趋势,对于单位而言审计档案的信息化管理是相关部门在应对社会信息化发展时的必然转变方向。随着计算机技术在社会发展中的大力推广,档案管理信息化和计算机管理已经成为了资源管理中必不可少的部分。本文基于审计档案信息化管理的现状和存在的问题,简单研究加强审计档案信息化建设的应对策略。

【关键词】审计档案;信息化建设;管理

       随着全球化进程的不断推进,我国信息现代化建设也在逐步稳定发展,当前国内的各个单位和部门也将计算机技术作为未来发展时的必要助力不断与自身的经营管理相结合,寻求可持续的发展模式。相比于传统的审计档案管理模式也具有更强的操控性。然而就国内现阶段部门内部审计工作的现状来看,当前的审计档案信息化进程在存储以及共享等方面还存在许多的问题,需要进一步的进行完善和解决。

1.审计档案工作的特点简析

1.1审计档案工作具有专业性

       在各个企业和单位的职能安排过程中,审计工作环节是必不可少的,审计工作具有一定的特殊性,而审计档案就是审计工作成效的直接记录。为了确保档案的有效性和专业性,在审计工作中档案进行制定、立卷、归档等环节都直接体现了审计工作的专业性。

1.2审计档案工作具有程序性

       上文提到,在审计工作进行的过程中,审计档案工作的意义就在于将审计工作中发现的问题和工作方式等环节清楚准确地记录在案。在审计工作进行的过程当中,由于各部门工作的复杂性以及审计工作所特有的统筹性,审计工作包含了许多的工作项目,这些工作项目环环相扣,不能缺失任何一项。因此,审计档案工作在开展的过程中,因为需要配合审计工作同时进行具备着严格的程序性,必须依照实际的工作流程来进行。

1.3审计档案工作具有系统性

       在生成审计档案的过程中是将每个审计的项目作为单独的个体类别进行的归案,在工作过程中把相关的资料和内容所构成的具体文件通过一定的顺序进行记录。为了配合审计工作,审计档案的管理一般会经过三个阶段进行处理,分别为准备阶段,实施阶段以及最终阶段。这套审计档案工作的流程体现了审计工作的连续性与完整性,也反映出了审计档案工作本身具有的系统性。

1.4审计档案工作具有公正性

        对于单位和企业而言,内部的审计工作是一项具有客观性,公平性的监督工作。其目的就在于对企业内部各个部门的运作有一个基础的了解和掌控,并且保证工作队伍的廉洁性和工作状态。审计部门在工作的过程中也依照着国家相关法律作为审计工作开展的依据,审计档案作为审计工作的结论也切实体现着法律的能效与社会化性质。因此审计档案在归案的过程中需要保证审计材料都是真实可信的,并且流程完整,以保证审计工作的公正性和可回溯。

2.审计档案信息化建设的必要性

       首先,审计档案信息化建设是提高审计工作质量以及工作效率的必然要求。随着国家发展对于相关部门建设和工作的新要求,审计档案的信息化建设是满足我国当前审计机关的工作的新思路和必经途径。审计档案信息化的建设能够有效的提高审计单位工作的服务水平,也是审计机关的基础性工作。这种档案的信息化建设与整体的统筹管理,能够保证相关部门审计资料的完整性以及安全性,并且能为后期相似的工作提供有效的审计经验。第二,审计档案的信息化建设能够更好地利用审计成果。依照相关法律法规规定,审计部门每年都需要对于企业和单位的档案资料进行收集和管理,包括政府的重大项目投资以及企业内部的资产覆盖等各类型的档案资料。这些资料数据庞大,传统的审计档案工作方式难以适应当前信息化社会的快速搜索管理需求,信息化的审计档案管理能够有效地将各类档案资料快速分类,同时提供了迅速的查询功能。信息化的审计档案还能够保证档案内容的安全性。

3.当前审计档案信息化建设中存在的问题

3.1保密性不足

      简单来说,审计档案的信息化管理就是将纸质化的档案信息记录改为通过电子档案系统进行管理。相比于传统的审计档案管理,网络化的管理方式能够扩大档案信息的保存空间,并且延长档案资料的储存年限。因此,审计档案的信息化管理能够有效地提高档案信息的查询与使用能力。但是由于当前国内网络环境较为复杂,与传统的纸质审计档案管理手段相比电子档案的建设与管理相对复杂,也难以保证电子档案信息的安全性。一旦出现电脑病毒和电脑黑客的恶意操作就会影响审计档案的公正性和准确性,审计档案极易受到篡改和删除。

3.2缺乏专业人员

        随着国家现代化建设的推进,审计档案的信息化管理也初见成效。但是由于实践时间较短,当前国内审计机关从事审计档案信息化建设和管理的人员队伍还缺乏专业性和系统性,专业人员数量也较少。审计档案在进行电子录入的过程中需要有专业的人员进行信息收集和整理,也需要相关工作人员能够具备将纸质版审计档案转化为电子档案的能力,因此目前国内审计档案信息化建设还存在一定困难性。首先,一部分相关审计人员对于将审计档案进行信息化管理的认识不足,没有意识到信息化的审计档案管理具有的优越性。第二,当前国内也缺少具有专业档案信息化建设和管理的人才,并且也缺少相关高校审计档案管理专业的建设,使得专业人才的培训途径较少。

3.3缺少标准规范

      在进行审计档案信息化管理的建设与整合过程中,过程是由纸质的档案信息管理向网络化信息化档案管理转变。在这个过程中,无论是软件的开发以及系统的应用还是涉及到其他专业技术和管理的方面都需要有完善的标准和规范进行指导。但是就目前国内的审计档案信息化建设现状来看,由于当前国内的网络环境复杂,因此在进行审计答案电子化建设的过程当中缺乏相应的完善的法律法规,从而审计档案信息化建设混乱无序。

4.审计档案信息化建设的改善措施

4.1电子档案与纸质档案共建

      在审计档案信息化建设的前期为了保证信息化建设的安全性与稳定性从而应对复杂的网络环境,可以采取电子档案和纸质档案共建的措施,这种电子档案与纸质档案共存的双重管理模式是将审计档案从纸质化管理到电子信息化管理的一种过渡。在过渡时期,同时建立电子档案与纸质档案能够有效提高档案信息的安全性和准确性,为下一阶段全面建设电子信息化审计档案管理提供依据。

4.2提高审计档案信息建设保密性

      在将审计档案进行电子化管理的过程中,一定要通过科学的手段对审计档案信息进行加密处理。首先要保证档案所在网络环境的安全性,例如对于相关信息部门的局域网要及时更新防火墙,安装有效的杀毒软件等安全防护软件,及时进行网上运行环境的安全监测等。第二,需要重视审计人员在进行审计档案信息化操作时的规范性。将工作落实到个人,在进行操作的时候需要将姓名、职称以及加密密码等信息进行验证,在保证员工操作的安全性的同时提高其规范性。

4.3加强管理队伍培训

      在进行审计档案的信息化建设与管理的过程中需要定期对于工作人员进行培训,提高审计档案管理人员的专业性和工作效率,同时要培养相关管理人员的工作热情和责任心。培训时要重视培训工作人员的计算机技术,能够熟练运用档案管理软件进行数据的提取和整理。

5. 小结

      作为资源和工作管理非常重要的一部分,审计档案的信息化建设在实践发展的过程中展现出了其优越性。审计工作与审计档案工作是相辅相成的,审计档案的专业性直接决定着审计工作记录的有效性。因此,相关部门要做好审计档案信息化建设的相关工作,并积极解决其中存在的问题,推动审计档案管理的现代化进程。(张 玲     湖北省恩施州来凤县审计局 ) 

【参考文献】

[1] 赵慧.审计档案信息化建设中存在的问题分析[J].科技风,2015,(14):214.

[2] 康云凤.内部审计档案工作信息化管理研究[J].山东档案,2016,(2):36-37.

[3] 王凯旋.审计管理信息化的问题与对策研究——以N市审计局为例[D].郑州大学,2015.

 

 

 

 

作者:张 玲
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