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审计署长春特派办:档案工作“三个推进”见成效

近年来,审计署长春特派办扎实做好档案基础工作,抓住档案工作关键,坚持以“三个推进”严格规范管理,促进档案深度挖掘和高效利用,收到良好成效,得到审计署主管部门的好评,并在吉林省机关档案管理中以总分第一的成绩获评示范级档案室。

一、健全制度,加强指导,推进档案的“质量管理”。一是根据国家及审计署有关档案制度,结合特派办工作实际,对原有档案制度进行了全面梳理与有效整合,制定了涵盖各类档案资料接收、整理、统计、鉴定、移交、保密、利用等各环节规定的《审计署长春特派办档案工作管理制度》,基本可以实现“一份制度指导各类档案工作”的目标,为档案工作开展提供了制度保障。二是紧扣档案工作“按时”和“保质”两大核心要求,针对档案归集过程中同类问题反复出现的情况,参考审计署档案目录范本,研究制定了本单位的档案归集参考目录样本,为档案归集工作提供了规范的操作指引。三是先行介入,细化责任,严格归档审核检查。充分发挥处室兼职档案员作用,严格处、办两级审核流程,坚持“未经审核不得装订”的原则,要求机关档案员提前介入,归档指导前移,提前布置归档内容和要求,并对归档实施全过程动态跟踪检查,确保档案归集的时效性和高质量。

二、大力挖掘,积极探索,推进档案的“深度挖掘”。一是撰写全宗介绍、组织机构沿革、大事记等各类档案编研材料;分段汇编本办制定的规章制度,便于查找利用;将每年全办工作情况总结汇报、优秀表彰审计项目情况介绍、杂志报刊采用宣传文章等汇编成册,供全办干部学习使用;认真做好档案移交、借阅利用、各类档案台账等基础数字汇集工作,夯实档案编研基础。二是积极探索档案资源的深度利用,依托办内组织的项目总结会,鼓励财政、企业、经责等各领域有经验的审计人员对历年同类项目查出问题进行汇总,分析倾向性问题,总结先进经验,汇总项目总结会材料,为今后各领域审计提供参考;对历年各领域的审计信息成果进行对比分析,总结信息要点,为后续同类项目提供参考,力争将死档案变成活档案。三是加强档案利用效果的反馈收集记录,分析各类型档案借阅使用群体并针对性收集意见,进一步丰富档案利用效果数据库,并对被浏览数据进行分析,锁定利用重点,明确利用方向。

三、保证投入,技术升级,推进档案的“高效利用”。一是在档案的方便利用上下功夫,按照审计署关于档案信息化建设要求,聘请专业保密资质单位统一对各年的审计项目档案、文书档案进行扫描,将纸质文件材料转化为数字信息资料,并建立电子档案资料库,在档案阅卷室配备多台与网络物理隔离的计算机,用于存储电子档案数据,便于审计人员浏览查询。二是积极参与审计署数字档案室系统建设工作,结合本办实际开展专项调研,请各业务处室及法规处、办公室等综合处室结合工作特点分别提出审计档案数字化建设意见建议,逐一列示档案工作需求及改进方向,为数字档案室系统建设建言献策,使档案借阅方式更多元便捷。(管艳娜)

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