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巧用Word小技巧以提高工作效率
         在信息化时代的今天,日常的工作已经离不开电脑,离不开各种办公软件,审计工作更是如此。四川省遂宁市审计局结合工作实际,总结经验,就常用的Word办公软件,介绍一些使用过程中的小技巧,以提高工作效率。
        一、运用“Ctrl+Z”,取消自动项目编号
        在编写审计报告或者其他文档时,往往会出现输入:“一、基本情况”后换行时,系统会自动将其行为变成项目自动编号形式,并在下一行添加了“二、”字样。这时如果按BackSpace键,可以删除第二行中的项目编号,但不能消除第一行中的项目编号形式,也就是说第一行中的“一、”已经变成项目编号了,不可选,在继续输入文字后,Word的“自动项目编号”就会直接影响着文档的排版效果。如何去除?用“Ctrl+Z”就可发挥作用了。在输入“一、基本情况”敲回车后,顺手按一下“Ctrl+Z”,就可以了。按了一下“Ctrl+Z”,系统只是换到下一行,而没有自动编号,所以在此以后的动作中,系统不再使用自动编号功能下的“自动更正”(即“自动更正”为自动编号形式),就可以按自身的需要编制段落标题号了。
        二、运用“编辑——选择性粘贴”功能,方便编辑复制文本资料
        有时在有关软件界面中复制有关选区后,在Word中采用“粘贴”,往往会将原有的格式复制过来。如在Excel中复制几列几行文字或数据后,在Word中“粘贴”,则会将表格格式复制过来,而不是纯文本形式;在浏览网页时选好区域复制后,在Word中采用“粘贴”,则会将网页形式复制下来,使得无法进行文字编辑。如果采用“编辑”——“选择性粘贴”——“无格式文本”,则一切问题可以解决了。
        三、用“表格——标题行重复”功能,实现在每一页上都能打印行标题、且做到自动满页显示
        在Word中文字编排时难以实现每一页上都重复打印一个行标题,如果采用表格功能,设置不好,最后一页是有多少行打多少行,也没有标题,不能实现满页打印。如果用Word中的“表格——标题行重复”,就可以实现这个功能。方法:先复制Excel表至Word中用“粘贴”功能,再选择所需要设为标题行的部分,点击“表格”——“重复标题行”就完成了。
        四、利用“插入-对齐方式-页码-内侧”功能,让文稿正反的页码能在正确位置打印
        在打印审计报告或其他文件需要正反打印时,先将⒈⒊⒌⒎⒐页码先编在右侧,先打这几页,然后再对反面的⒉⒋⒍⒏⒑页的页编排在左侧,再进行打印,这样打印后页码就自然对映,如果搞错了,那就要浪费纸张了。不过在采用“插入-对齐方式-页码-内侧”功能后,只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐页,然后将纸反过来再打⒉⒋⒍⒏⒑页,这样处理后页码自然对齐了。
        五、给Word文件配备Excel文件,便于审计文件资料查找与汇集
        在用Word编辑文件时,需要用Excel文件编一些表格资料,如果将编写审计报告或其他报告所需要的审计调整调查表等Excel表格文件整合到一个Word中,这样做有利于文件表格资料查找、修改、整理。方法:光标移至己打开的Word文件的最后,打开“插入”——“对象”——“由文件创建”,在“文件名”右侧“浏览”选择需要插入的文件,然后在“显示为图标”上打勾就行了。这时文档中出现了一个图标,双击即打开了该Excel文件,注意此文件己成为Word文件的附件,保存了Word文件即保存了Excel文件。
        六、巧用“替换”功能,删除Word文档多余的空行
        有时候需要删除Word文档中有许多空行,一行一行的删除费时费力,这时可用“替换”功能来轻松解决,主要方法:打开“编辑——替换”,把光标定位在“查找内容”输入框中,单击“高级”按钮,选择“特殊字符”中的“段落标记(P)”两次,在输入框中会显示“^P^P”,然后在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记(P)”(一个“^P”),再按下“全部替换”按钮。这样多余的空行就会被删除,如果发现还有一些去不掉,可再重复一下就可以了。
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