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浅谈对办公用品及办公费的内控

        办公用品是企业开门经营的日常用品,所产生的办公费在企业的整体成本费用中占比很小。但办公用品及办公费的内控对整个企业来说体现的是企业文化、企业治理和员工素养。如纸张的重复利用,不仅能反映出员工勤俭爱企的优秀品质,也能反映出企业文化的积淀与企业治理水平。下面我结合自身工作实践,就办公用品的采购、领用、保管等方面的内控谈一下自己的看法。

        一是要做好办公费的年度预算。在上年度末就要结合下年的企业目标和业务分布,由下而上的做好年度预算,并结合每季度的实际对年度预算进行微调。半年、年终要对年度预算分单位(部门)进行绩效考核,看执行年度预算是否坚决;执行年度预算是否能反映出勤俭节约、资源再利用和推动实现企业战略目标。

        二是根据企业实际,指定某一部门负责统一(集中)采购。优点在于能形成买方议价优势,买到价低质高的物品。并且能督促各单位按预算采购(使用)办公用品。

        三是建立并严格执行请购制度。各单位要按照年度预算,合理安排采购,并统一采用先申请后采购的程序。在预算内的采购报分管领导审批,超预算的采购要按规定程序,进行报批。申请获批后,将申请采购单送交集中采购部门统一采购。

        四是建立并严格执行验收和入库登记制度。企业应成立验收小组,由采购(使用)单位、集中采购部门、企业监管部门组成验收小组,对采购物品的数量、质量、实用性等方面进行验收,并在办公用品采购单上或验收单上签字。集中采购部门根据验收单登记采购物品并向申请采购(使用)单位移交所采购的物品。采购(使用)单位应根据验收单入库。

        五是建立出库领用登记制度。采购(使用)单位应指定专人保管办公用品并建立办公用品台账,按照物品类别进行领用登记或出库。台帐上要记载物品名、物品规格型号、采购(回收)日期、采购(回收)数量、物品保管人、领用审批人、领用人(使用人)、领用数量、领用日期、结余数量等。

        六是对“耐用(贵重)办公用品”要建立“使用(移交)备查帐”。要明确耐用(贵重)办公用品的使用人是谁、在那使用和物品现状;在使用人调离岗位时要有交接手续。并且企业人力资源部门要将该交接手续作为办理调离手续的主要依据。

        七是建立并执行绩效考核制度。由企业内审部或其他职能部门在年终时分单位(部门)对办公用品的集中采购和申请、采购、验收、入库、出库、领用、使用(管理)、移交及回收等进行绩效考核,评价现在的程序是充完善是否实用、是否达到岗位监督,采购到的物品是否价低质高,是否存在人为丢失、损坏,是否充分利用现有办公用品等。

        企业对办公用品及办公费的内控是勤俭爱企和企业文化的表现与积淀,也是企业治理的一项重要内容。企业应建立有目标、有预算、有报告、有审计、有考核、有评价的以提升企业整体经营效率和经营效益为目标的现代企业内控。(王俊生  吉林省长白山开发建设(集团)有限责任公司)

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