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浅谈医院用友ERP-U8财务系统数据采集的方法

近日,在开展某医院院长经济责任审计时,笔者了解到该院财务核算使用的是用友ERP-U8财务软件,在使用AO模板进行数据转换后发现辅助核算信息不能准确导入。由于被审计单位财务软件存在大量的辅助核算科目,因此笔者运用AO2011辅助账采集功能,通过数据库采集的方式转换生成包含部门、客户、人员辅助核算信息的电子帐套,使审计人员能更清晰、直观地查看电子数据。下面简要介绍采集转换方法供读者参考:

一、数据分析与整理

取得原始数据后,我们通过对数据表进行分析,发现凭证表由“凭证主表”和“凭证明细表”组成,辅助核算分“部门、客户、人员”三部分。由此,我们确定了本次数据采集所需的八张表,即“g_code-科目表”、“g_accsum-科目余额表”、“g_pvouchs-凭证明细表”、“g_pvouch-凭证主表”、“g_accass-辅助余额表”、“g_depart-部门核算辅助表”、“g_enter-客户核算辅助表”、“g_person-人员核算辅助表”。

(一)各表所需字段

1.g_code-科目表,所需字段:ccode-科目编码,ccode_name-科目名称,bd_c-科目方向;

2.g_accsum-科目余额表,所需字段:ccode-科目编码,mb-期初余额;

3.g_pvouchs-凭证明细表,所需字段:ccode-科目编码,mmoney金额,cd_c-金额方向,cdigest-摘要,idept_id-部门编码,iperson_id-人员编码,ienter_id-客户编码;

4.g_pvouch-凭证主表,所需字段:dbill_date-凭证日期,ino_id-凭证号;

5.g_accass-辅助余额表,所需字段:ccode-科目编码,mb-期初余额, idept_id-部门编码,iperson_id-人员编码,ienter_id-客户编码;

6.g_depart-部门核算辅助表,所需字段:idept_id-部门编码,cname-部门名称;

7.g_enter-客户核算辅助表,所需字段:ienter_id-客户编码,center_name-客户名称;

8.g_person-人员核算辅助表,所需字段:iperson_id-人员编码,cname-人员名称。

(二)数据整理

1.整理余额表,查询SQL语句为:

SELECT g_accsum.ccode as 科目编码,mb as 期初余额,bd_c as 余额方向

into 余额表

FROM g_accsum join g_code on g_accsum.ccode=g_code.ccode

where iperiod =1 and mb<>0

2.整理科目表,查询SQL语句为:

SELECT ccode as 科目编码,ccode_name as 科目名称,bd_c as 科目方向

into 科目表

FROM g_code

3.整理凭证表,查询SQL语句为:

SELECT g_pvouch.iperiod AS 月份, g_pvouch.dbill_date AS 凭证日期, g_pvouch.ino_id AS 凭证号, g_pvouchs.ccode AS 科目编码,g_pvouchs.cd_c AS 金额方向, g_pvouchs.mmoney AS 金额, g_pvouchs.cdigest AS 摘要, g_pvouchs.idept_id AS 部门编码,g_pvouchs.iperson_id AS 人员编码, g_pvouchs.ienter_id AS 客户编码

into 凭证表

FROM g_pvouch INNER JOIN g_pvouchs ON g_pvouch.isid = g_pvouchs.isid

WHERE g_pvouchs.cdigest<>'结转上年余额'

4.整理部门辅助表,查询SQL语句为:

SELECT g_depart.idept_id AS 部门编码, g_depart.cname AS 部门名称

into 部门辅助表

FROM g_depart

5.整理客户辅助表,查询SQL语句为:

SELECT g_enter.ienter_id AS 客户编码, g_enter.center_name AS 客户名称

into 客户辅助表

FROM g_enter

6.整理人员辅助表,查询SQL语句为:

SELECT g_person.iperson_id AS 人员编码, g_person.cname AS 人员名称

into 人员辅助表

FROM g_person

7.整理辅助余额表,查询SQL语句为:

SELECT g_accass.ccode AS 科目编码, g_accass.idept_id AS 部门编码, g_accass.iperson_id AS 人员编码,g_accass.ienter_id AS 客户编码, g_accass.mb AS 期初余额, g_code.bd_c AS 余额方向

into 辅助余额表

FROM g_code INNER JOIN g_accass ON g_code.ccode = g_accass.ccode

WHERE g_accass.mb<>0 AND g_accass.iperiod=1

ORDER BY g_accass.ccode

二、导入AO并制作数据导入模板

进入AO2011审计项目,通过“采集转换-财务数据-财务软件数据库数据-采集数据”,将整理后的七张数据表导入AO生成财务数据临时表,将导入方式选择为“源数据凭证表为一个表”,按照辅助导入各个步骤进行辅助导入即可。

在关闭财务数据临时表前,点击“保存设置”即可将数据转换过程中的步骤保存为一个数据导入模板,以便于对其他年度的数据进行转换以及导出后供其他审计人员共享。

进入“会计期间及科目调整”,将“114坏账准备”、“122药品进销差价”科目的科目借贷方向由借方调整为贷方,然后进行账表重建。至此,包含部门、客户和人员辅助核算信息的财务数据已全部导入到AO电子帐套中。

三、电子数据核对

数据导入完成后,还需要对导入数据的正确性、完整性加以验证。在AO中打开“审计分析-账表分析”,查看“资产负债表”和“科目余额表”,结合被审计单位纸质账表进行核对。在确定导入的数据正确后,审计人员便可以利用AO进行审计分析和查询。(姚海峰)

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