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财务公司经营管理存在问题、产生原因和解决思路

 [摘要]随着市场经济发展和财政管理体制改革的需要,愈来愈多的企、事业单位将其帐务委托给财务(代帐)公司全权处理,在此带动下,各种类型的财务管理和代帐公司尤如雨后春笋,迅速的发展起来。笔者在审计中有幸接触了几家财务公司(夫人也在经营一家代帐公司),在提供相应的咨询服务的同时,也发现了这些代帐公司共同存在的问题。本人试图就财务(代帐)公司存在主要问题的原因及解决的思路进行一些探讨,愿能为上述公司的良性发展贡献一点绵薄之力。

 

 

    [关键词] 财务公司问题原因解决

 

 

 

 

 

 

 

 

 

财务公司经营管理存在问题、产生原因和解决思路

 

一、财务(代帐)公司存在的主要问题。

(一)代帐人员业务素质偏低。主要表现在:

会计基础知识薄弱。主要是没有严格执行财政部1996年发布的《会计基础工作规范》。具体表现在:

总、分帐启用表填写不完整,缺少“经管人员”和交接记录,导致不能分清相关责任;

登记帐簿时金额超过帐页栏目的二分之一,有的甚至把全格填满,倘若发生登记错误根本无法改正;

总帐和明细分类帐页上不显示“过次页”和“承前页”,月、季和年末不注明“本月合计”、“本季累计”和“本年合计”,不划通栏红线;

会计凭证装订不规范,有的以上方为齐,有的以下方为齐;有的在左上角装订,有的在会计凭证左侧装订,可以说是五花八门,各尽所能;特别是折叠以后的原始凭证,常常因为装订不妥而被审计或者查帐人员强行撕开,导致原件受到不同程度的损坏,或者是装订过深,导致有些内容无法看清

会计凭证封面无装订人和会计主管签字,也无装订日期;

不做会计交接。特别是部分民营小型企业的会计,大都不做会计交接工作,屁股一拍就走人,面对这种情况,企业领导往往也无可奈何;

结转下年时将帐户余额结转到反方向,导致当年帐户没有余额。

(二)会计核算不规范。主要是没有严格执行《企业会计制度》和《企业会计准则》等。表现在:

1、会计科目设置不尽合理。一般来讲:在《企业会计准则》没有出台之前,一级会计科目基本上是按《会计制度》规定的科目设置的,特殊情况需要增设一级科目的,也必须符合其一级核算的特征和要求。但是,有的企业会计在一级会计科目的设置上几乎是随心所欲,甚至将“应交教育费附加”和“应交工会经费”等项目设置为一级会计科目(此人当时还自称为“西安八大会计之一”)!

2、自制和外来原始凭证要素不全。有的出入库单没有经手人签字,有的外来发票没有开出单位名称,而署名“办公用品”的发票大都没有附购货清单;

3、记帐凭证后边不附原始凭证,缺少编制依据;

4、会计分录存在多借多贷现象。企业会计图省事,但这是绝对不允许的;

5、计提、摊销、预提费用及税金、结转成本等和调整帐务无详细说明。这种现象大部分企业都存在;

6、银行存款未进行明细核算。许多单位为了贷款需要,分别开设了若干个银行户头,但在日常核算时,却没有按不同开户行分别设置二级科目,而是全部通过“银行存款”一级科目进行帐务处理,或者是将数笔银行收支合计成一笔进行帐务处理;

7、同一单位的应收、应付款项帐两头挂帐。这种现象是大多数企业的共性问题,必须解决;

8、未计提八项减值准备(短期投资、应收款项坏帐准备,存货、委托贷款、长期投资、固定资产、在建工程和无形资产减值准备等)。这种现象也比较普遍;

9、固定资产分类、折旧年限及残值率确定不合理。可以说是五花八门,各尽所能,版本几乎都不一样;而且已达预计使用状态并已交付使用数年的固定资产继续挂在在建工程上,也不估价入帐和按规定计提折旧;

10、无形资产和递延资产摊销不合理。没有按照规定和实际情况进行摊销,不是多摊就是少摊;

11、待摊费用和待处理财产损溢年末有余额(没有特殊情况一律不允许);

12、研究开发项目开发阶段的支出,同时满足相关条件的能确认为无形资产(即资本化);

13、将私人借款列入短期借款,混淆了经济性质;

14、拆借资金未计提利息和营业税。这种现象大部分企业都存在;

15、应交税费计提不准确、完整。其中:漏提印花税的现象大有人在,未按所得税法及实施细则规定进行纳税调整的也不计其数;

16、应付职工薪酬余额较大,计提数超过了支付数;

17、应付利息或预提费用科目年末有余额(没有特殊情况一律不允许);

18、专项应付款核算不规范。专项应付款是企业接受国家作为企业所有者拨入的具有专门用途的款项所形成的不需要以资产或增加其他负债偿还的负债。但有些企业将政府补助款项也列入专项应付款;

19、短、长期借款未按规定计提利息。这种现象老企业和亏损严重企业普遍存在;

20、或有负债未按规定确认为预计负债;

21、实收资本没有到位。特别是现在实行认缴制后,这种现象非常普遍。企业普遍认为:“反正工商上允许在二十甚至三十年内到位都可以,我干吗要实际到位呢?”;

22、资本公积收支不合理,且无明细。这种现象也比较普遍;

23、未按规定计提法定公积金和任意公积金。这种现象也比较普遍,而且大多数企业是放在第二年初,等所得税汇算清缴结束后或者是等股东会开过后才进行计提的,这显然不符合规定;

24、收入确认不符合规定。没有严格执行收入准则的有关规定;象所有权和主要风险已经转移,企业获得收款的权利等;

25、成本核算过于简单。结转成本时没有出库单、计算表和分配表等原始依据;

26、营业税金及附加核算不规范。将应列入管理费用的水利基金和印花税等计入营业税金及附加;

27、投资收益核算不规范。主要是年末未按权益法编制合并报表或者是将投资收益挂在其他应付款上;

28、期间费用明细科目设置不尽合理,不能满足企业管理和所得税汇算清缴的要求;

29、营业外收支核算不规范,没有严格按照规定操作;

30、混淆政府补助和专项应付款式的核算范围。这两者之间有严格的区别:一个是可以列入损益,然后进行纳税调整,一个是有专门用途的款项,不能混为一团;

31、大额帐务处理无依据。如:增减实收资本、利润分配、债转股、核销坏帐、财损和弥补亏损等未附公司会议纪要或股东会决议。

32、在编制资产负债表时,对应收、应付款期末余额未按其性质进行重分类,导致企业虚减资产和负债;

33、三张主表不衔接。

①利润分配年末数形成不合理。

一般情况下,年末数=年初数+本年净利润;

特殊情况下(指计提了盈余公积),年末数=年初数+本年净利润-计提了盈余公积(法定公积金和任意公积金)。

②现金流量表与资产负债表和利润表不匹配。

如:直接表中货币资金年初、年末数两表不相等;间接表中净利润、固定资产折旧、无形资产摊销、财务费用及存货的增减等两表也不相等;个别项目甚至出现负数;

利润表上未体现以前年度损益调整数,导致与资产负债表未分配利润不衔接。

34、未按规定编制合并(或者汇总)报表。主要是:

①合并报表时,全资和控股母子公司之间未做到“四抵销一合并”:即长期投资与实收资本的抵销、相关减值准备的抵销、内部往来的抵销、内部销售的抵销和报表合并;

②未按规定体现少数股东权益;

③未体现对参股公司实现的投资损益;

④汇总报表时,总、分公司之间的内部往来未进行抵销,不符合“《企业会计准则》第33号—合并财务报表”有关规定;

35、仍在使用新准则颁布之前的报表模板,如:资产负债表中还留有“摊摊和预提费用”,营业收入未划分“主营业务收入和其他业务收入及相应的主营业务成本和其他业务成本”等。

36、在建工程的核算更是一塌糊涂。主要是:

①工程结算未经相关部门审核,仅凭工程进度表就增加“建安投资”;

②在“在建工程”科目下,没有按照相关内容和项目设置二至四级科目,导致核算项目、层次和类别不清,根本就没办法反映整个工程支出的明细情况,更不要说以后必须进行的竣工财务决算和固定资产明细核算了;

③在建期间计提折旧。

不符合《基本建设财务管理规定》财建[2002]394号第三十三条“试生产期间一律不得计提固定资产折旧”之规定。

(三)财务管理不到位。

1、财务管理制度和会计核算制度不健全;特别是内部牵制制度不完善。如:会计兼出纳,出纳兼保管的现象时有发生;

2、部分财会人员长期没有《会计从业资质证书》,仍在从事财会工作;

3、白条抵库存现象比较普遍;

4、现金盘库也很少进行,导致出纳人员公款和私款混淆不清;

5、银行预留印鉴未分开保管,导致贪污和挪用公款的事件时有发生。如:笔者在对某国有企业经济责任审计中,查出出纳利用收入不记帐和分笔提现也不记帐的手法贪污公款;西安某上市公司出纳携款300万元外逃等;

6、提取现金出纳人员未在支票存根上签字确认;

7、未及时和按规定编制和审核银行余额调节表,导致实际存款数不够准确;

8、应收应付款项帐龄偏长,且未及时处理。这种现象老企业普遍存在;

9、存货和固定资产管理不到位。主要是未进行定期盘点,对报废、毁损和盘盈、盘亏未及时进行处理,导致帐实不符;

10、在建工程管理失控。表现在:

建设管理费严重超标;

招待费用严重超标且未进行纳税调整;

没有严格划分资本性支出和费用性支出。如:将开办费用列入在建工程成本;用于在建工程的长、短期借款利息没有资本化。

④会议费未按规定报批;

没有预留工程质量保证金;

⑥未按税法规定计缴相关税费

⑦基建收入未按规定归还借款(指行政事业单位)或者计入盈余公积(指企业);

有的单位甚至在利益驱使下,全额甚至超额支付工程结算款项。

11、应收应付票据未设置备查帐进行明细登记。

12、白条入帐现象比较严重。主要是将对方开出的收款收据、出库单、调拨单和销售明细表等列入费用。

13、部分往来帐结算小差额未及时进行帐务处理,年年结转下年。

14、原始凭证管理急需完善。

①帐务处理依据不足。如:结转相关款项时,将XXX的款项直接从AAA的名下下帐未取得确认手续;支付攻其一点某些款款项无付款单;办理借款无本人借据或者是内部借款单;挂应付XXX工程款仅凭信合转帐凭证上的铅笔注明即进行帐务处理;预付人工费、工程款数十万元甚至数百万元,无合同复印件作支撑(财务上无法掌握工程进度和付款比例);归还XXX集资款,后附收据却为AAA和BBB;收到预付款确不给付款人开收款收据;

②未取得正式发票。购进存货(包括外购材料、支付人工、设备费和低值易耗品等)及支付相关费用,均无取得正式发票,存在较大税务风险;

③为抵扣所得税,后附替换的原始发票与记帐凭证摘要及科目内容不一致。

15、应做未做纳税调整项目。如:营业处支出中各类行政罚款、直接捐赠电脑支出等未报税务核准处理;支付集资利息超过银行同等贷款利率;支付未办理车辆过户手续车辆保险费和未注明报销理由的贷款保险金,加上上述白条入帐均未调增应纳税所得额,存在较大税务风险;

16、未履行代扣代缴相关税款的义务;

17、三年及以上往来帐处理不够及时。

(四)低价竞争现象比较严重。主要表现在:

相当一部分财务(代帐)公司为了承揽业务,维系生机,将小规模企业的代帐费从每月500元降低到了300元,甚至每月只收200元的也大有所在!导致服务质量低下,同行恶意竞争,经营效益每况愈下……

(五)拖欠费用时有发生。

有些代帐公司为了维系客户,具然违反了“先付费,后服务”的基本原则,任由客户拖欠费用,直至单方面毁约,相关费用收不回来,到落了个“竹篮打水一场空”!

(六)人员和客户流失严重。

⑴代帐公司客户流失的主要原因有以下四点:

1、公司的自然死亡(营业执照注销或者被工商吊销);

2、随着公司的发展壮大,业务繁多,代帐公司的服务已不能满足其需要,

必须成立自己的财会部门;

3、更换新的代帐公司。客户如果对代帐公司的服务质量不满意,必然会重

新选择更适合的代帐公司;

4、员工离职,带走客户(这种现象的危害远远超过前三点原因)!

(七)伙同客户偷逃税款。

有些代帐公司为了拢络客户,甚至接受客户的无理要求,想方设法为其偷逃税款,违反了一个财务人员的基本准则!

(八)管理失控还不以为然。

有不少代帐公司虽然看起来做的还不错(规模较大,已达几百户甚至上千户;也经营了数十年了),但实际情况恰恰相反,内部管理是一塌糊涂,相当一部分客户和员工也是怨声载道。而自己也明明知道需要改进,可就是不愿意放下架子,“走出去,学习他人的先进经验,比方“云代帐”等;或者请进来,聘请有经验的专家做财务顾问或者专项授课”,来彻底解决本身管理失控的问题;甚至对送上门的专家不屑一顾,失去了唾手可得的大好机会。

上述现象不符合《会计基础规范》、《公司法》、《会计法》、《企业会计准则》、《税收征管法》、《发票管理办法》和《陕西省代理记帐管理实施办法》(以下简称“实施办法”)等有关规定。

二、产生问题的主要原因及后果。

笔者认为,产生上述问题的主要原因有以下四点:

第一,主管领导重视不够。

代帐公司的的主管领导只关心拓展市场和公司效益,而对尤为重要的会计核算

和内部管理工作却很少过问;

第二,相关制度缺失。

1、2013年1月1日起施行《小企业会计准则》后,财政部2004年发布的《小企业会计制度》同时废止;

2、财政部新颁布了《企业会计准则》后,大中型和股份制企业以及上市公司一直在执行的《企业会计制度》似乎已经成了水中月和镜中花;

3、财政部1995年修订的《国有建设单位会计制度》总说明第1 条明确规定:本制度适用于中华人民共和国境内的实行独立核算的国有建设单位[1]

4、2002年颁发的《基本建设财务管理规定》也是根据《中华人民共和国预算法》、《会计法》和《政府采购法》等法律、行政法规、规章,制定的,而且也做出了:本规定适用于国有建设单位和使用财政性资金的非国有建设单位(详见第一、二条)[2]

5、财政部新颁布的《企业会计准则》和《小企业会计准则》也只是在固定资产准则中对自建的固定资产成本构成进行了简单的描述,并未制定专门的《在建工程准则》;

上述准则里只是一些会计处理的原则规定,没有具体的会计科目和使用说明,这对于长期以来,习惯于按会计制度进行帐务处理的企业财会人员(尤其是小型企业),在进行具体核算时无所适从。

第三,主管部门检查、监督和指导及支持不够。

实施办法已颁布十年了,主管部门审批的代帐机构越来越多,可对其服务质量

的检查和监督的安排却越来越少,每年6—8月一直在进行的会计信息质量检查也很少安排对代帐机构的检查,导致这些机构如同前五年前的中介服务机构的党建工作一样,成为了一个监管的空白点!而专门针对代帐服务的收费标准出迟迟没有出台,使广大代帐公司和客户无章可循。

第四,财会人员业务不精。

相当一部分代帐人员没有认真学习过《会计基础工作规范》、《内部会计控制

规范》、《国有建设单位会计制度》、《基本建设财务管理规定》和《实施办法》等;特别是行政事业单位和2002年以后上岗的代帐人员,基本上对上述五个制度没有慨念,更谈不上学以致用,融汇贯通,并为单位领导提供决策依据了;

第五,未及时调整投资预算。

投资预算只是在项目开始前,根据投资概算进行的初步设计,随着工程项目

和工程进度的的不断延伸,根据实际施工情况,变更和调整预算的情况时有发生,也很正常。但往往有些人却抱着“反正是给共产党办事,投资款又没装入自己腰包;再说,项目超预算也是普遍现象,因为物价不也是天天在涨吗?”所以,对调整预算不积极、不主动,甚至没有概念就不奇怪了。

第六,后续教育流于形式。

笔者参加过几次后续教育培训,有些授课老师为了引起大家的兴趣,往往讲一

些与后续教育无关的东西(甚至是非常无聊的话题),虽然也能引起大家的哄堂大笑,但并未真正学到知识。

第七、缺乏健全的管理和激励制度。

如:员工薪酬制度,绩效考核制度和业务拓展奖励制度等。

上述问题导致的后果是:

1、会计信息失真,不能全面、真实、科学、合理的反映企业的财务状况、经营情况和现金流量,也就根本谈不上为各级领导和管理机构提供决策依据和公允的会计信息了;

2、在历年必须进行的会计信息质量检查中受到有关部门的处罚,甚至与客户一起承担连带责任;

3、项目预算和相关费用一超再超,被财政部门限制拨款,被相关机构给予处罚,有的甚至被新闻媒体曝光;

4、在建工程核算不尽合理,就不能如实、全面、科学和合理的反映在建项目的完工情况,对下一步必须进行的在建工程财务决算造成极大的障碍,甚至会影响到交付使用财产工作的正常进行,更不用说随后还要进行的固定资产明细核算了

5、员工和客户大量流失。给代帐公司造成非常困难的局面,甚至举步维艰,不

能持续经营。

三、解决问题的几点思路。

第一,应该引起主管领导的重视。

因为现代企业管理的核心是财务管理,而财务管理的核心又是成本管理。代帐机构的主管领导必须明确这一点,务必将内部管理放在重要位置,而不是将其定位于“无足轻重”。还要适当学习一些财会方面的基本知识,起码也要能看懂会计报表,这样才能担负起管理现代企业的职责,为代帐公司增加效益发挥重要作用;

第二,可以组织相关培训。

为了尽快提高代帐机构财会人员的核算和管理水平,完全可以采取“走出去”和“请进来”的传统做法(笔者曾经在对西安市雁塔区某中外合资企业(国有控股)进行财务收支审计时发现:该企业的财会人员非常尽职,不论是会计核算和财务管理都相当到位,曾经多年被财政部门评为会计达标和优秀会计单位,可以堪称“三资企业财会战线的一朵奇葩!”本来想好好的采访一下,并撰写一篇上述标题的文章,但由于种种原因,被搁置下来,至今都感到非常遗憾,因为如此规范的管理和核算的会计单位简直太少见了……)。还可以聘请资深人员做代帐公司的常年财务顾问,长期指导代帐人员规范会计核算和加强内部管理。或者是借助会计师事务所的专业实力,为企业排忧解难。如:委托会计师事务所参与相关企业和单位会计核算及财务管理的全过程,包括:帮助企业建立健全财务制度和会计制度;协助设置会计科目和调整相关帐务;直至协助编制最后的竣工财务决算,收取服务费用,给企业或建设单位交上一个满意的答卷,以达到双盈的目的。这些都不失为改善核算和管理现状的好办法;

第三,鼓励考取相关资质。

十月革命以后,列宁给苏联共产党提出了“学习,学习,再学习”的任务;

伟大领袖毛主席在很多场合都说过:三天不学习,赶不上刘少奇。毛泽东、刘少奇两位伟人,都是我们党和国家的领袖,他们的一生是勤奋学习、奋斗不止的一生,更是学习、实践和创新的典范,为党和人民的事业奋斗了一生。在上个世纪五十年代,曾经流行着这样一段佳话。毛泽东说:三天不学习,赶不上刘少奇。刘少奇说:一天不用功,赶不上毛泽东。两位伟人的说法,绝非是个人之间的互相吹捧,而其中所体现的互敬互爱精神,的确让人感动。毛泽东为何说“三天不学习,赶不上刘少奇”?主要是刘少奇的学习精神和突出贡献。

彭真同志年迈八十五岁高龄,还在担任全国人大委员长,并为了修改相关法律而孜孜不倦的学习。

“活到老学到老”是中国常用的一句谚语,表达出一种“生命不止,学习不止”的学习进取精神,是一种乐观的激励。更不用说我们这些新中国的现代人了,是否更应该刻苦学习,发奋努力,珍惜现在的大好时光,努力钻研专业知识,考取专业职称,在提高自己专业水平和社会地位的同时,也为企业管理乃至国家建设做出较大的贡献。

代帐公司的领导更应该想方设法鼓励代帐人员参加相关专业考试,并且在时间和费用上给予照顾,从而掀起一个“人人学业务,个个懂政策”的高潮,这样一来,又何愁代帐公司的会计核算和财内部管理不上一个新的台阶呢?

第四,建立和健全相关制度。坚持用制度管人,充分体现各项激励政策,恩威并施,让员工有盼头,有升迁的空间,才能防止员工离职和带走客户。

第五,坚持先付费后服务的基本原则,更不能为了承揽客户而恶意降价甚至为其出谋划策偷逃税款!

第六,加强横向合作。

主要是和大型事务所或集团公司合作,因为他们已经具备工程造价、资产评估、房地产评估、能源和环境评估、司法鉴定以及上市公司审计等很多资质,而且这些资质的取得非常不易,各地、县和小型事务所几乎不可能。但可以和他们建立长期合作关系,取长补短,以避免相关业务的流失。

第七,健全机构。

主要是成立事业拓展部,专司代帐公司的业务拓展和专业培训工作。

第八,打制造自己的“会计工厂”。让“打单、做单和用人”就如同制造工厂一样,成为流水化作业,缺岗人员可随时补上,非但不会影响正常的代帐程序,而且还是有条不紊的循序渐进,其效率可想而知。

第九,走多元化道路。

实践证明:代帐公司要想发展壮大,必须走多元化的道路,即在巩固和优质服务的基础上,逐步淘汰劣质客户,坚持依法办法的原则,绝不能和某些客户同流合污!然后想办法自己去申办会计师和税务师事务所,充分发挥现有客户和代帐人员的优势。我接触和服务过好几家代帐机构,如:益友、诚悦、先锋和义源和等,都是从代帐公司或者会计实务培训起家的。现在个个做的风生水起,各项业务收入不断攀升,其中:益友集团2014年业务收入已经在全省事务所中排名为第四位,达到5,000余万元!先锋和诚悦所2014的收入也从2013年的197万元和96万元分别上涨到413万元和271万元,两者的排名已经分别从85 位和125跃具前56位和74位!2015年的业务收入更是喜人:益友集团2015年业务收入已经达到5,200余万元!先锋和诚悦所2015的收入也从2014年的413万元和271分别上涨到420万元和290万元(详见每年的《陕西注册会计师》第五或者第八期:XXXX年度会计师事务所收入排名)!这些都是走多元化经营道路的有力证明!实际上会计和审计的唯一区别就是:审计源于会计,而高于会计,还得运用会计的方法去检查会计而已。

特别应该强调的一点是:为了有效的承揽代帐客户或者审计单位,完全可以聘请财税专家,合法利用国家的相关政策,进行严密的税收筹划,在政策允许的前提下,这客户节约真金白银,这才是我们中介服务机构应该考虑的事情。具体做法有分离法”、“利用法”和“抵扣法”等。具体的操作模式比较复杂,今天就不展开讲了。如果各位有兴趣,可以专门组织“企业所得税纳税调整大全、税收检查关键点、在建工程核算注意事项、企业建帐注意事项、企业核算常见问题及对策、营改增基础知识讲座等”专题培训,以解决专业知识不足的问题

最后,建议财政和物价部门针对上述情况,尽快制定《代帐服务的收费办法》,从而使代帐公司走上健康迅猛发展的光明大道 

    参考文献:

[1]《国有建设单位会计制度》. 财政部1995年修订

[2]《基本建设财务管理规定》. 财政部2002年颁发   

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