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高校后勤保障服务企业审计要点

一、高校后勤保障服务企业及其会计核算的特点

高校后勤社会化改革后,不少高校剥离部分资产,成立了后勤集团,下设若干个专业服务中心,也有的高校只是成立了若干个专业服务中心,各自在业务领域展开服务,这些后勤保障服务企业一般没有进行注册登记,只有少数高校后勤集团成立了公司,进行了工商登记。后勤保障服务企业与校办产业不同,校办产业主要面向社会,而后勤保障服务企业主要是服务高校的教学科研服务。未登记的后勤保障服务企业只实行独立核算,由高校承担经营风险及法律责任,说白了,就是高校的附属单位。

剥离后,高校对后勤服务采用 “拨改付”的管理方式,即高校与后勤保障服务企业签订后勤服务保障协议书,明确双方的责权利。后勤保障服务企业按协议提供服务,学校按照“服务项目”与“价格标准”支付服务费用。

公共财政改革后,综合部门预算、国库集中支付、政府采购在高校全面推行,国家对高校实行核定收支、定额或定项补助、超支不补、结余留用的预算管理办法,不少高校领导的主要思路仍然是想方设法向国家要钱。高校后勤的主要服务对象教学、科研活动仍然是定额或定项补助,财政经费仍然是收入主渠道。后勤保障服务企业经营、管理、服务范围涉及到饮食服务、学生宿舍管理、交通运输、水电、医疗卫生等多个行业,如同一个个小社会。但是后勤保障服务企业还是为学校教职工及学生服务为主,必须把社会效益放在首位,实行内部管理。后勤保障服务企业的主要收入来源仍然是高校的财政补助,经营运作的也是国有资产,也没有面向社会展开竞争。

高校后勤保障服务企业的经营资产都是从高校租入的国有资产,是不用计提折旧的,后勤服务收入一般是免税的,也不支付已离休人员生活费,那么它的服务成本主要就是工资、福利费、材料、管理费等,也就是说后勤保障服务企业核算的是不完全成本,实际上不少高校后勤保障服务企业连独立核算也说不上,就是一捆捆费用报销单,说白了,就是一个报帐单位。

二、高校后勤保障服务企业审计的必要性

首先后勤保障服务企业的资金来源仍然是财政资金,这将决定审计的性质和方向。后勤保障服务企业实行独立核算、有偿服务的后勤服务新体制,实质仍是国家投入举办的,资金来源是高校对附属单位补助,经营运行的是国有资产,国家财政部门就需要通过审计保证国有资产的安全和监督公共资金的使用效率。

其次后勤保障服务企业资产和盈亏状况是高校进行政策制定与预算管控最主要依据,这将决定后勤保障服务企业审计的内容和重点。其一,后勤保障服务企业作为高校附属单位,一切经营管理和投资上的风险还是学校承担,譬如,后勤集团贷款上基建项目,学校可能由此而承担无限连带责任;再如,后勤保障服务企业将房产对外出租使用,但会计核算收入不入账,高校管理层无法了解自身的资金实力和财务风险。其二,高校必须了解拨付给后勤保障服务企业的资产数量及其运行情况,在此基础上,高校与后勤保障服务企业签订国有资产租赁合同,确定固定资产折旧费的提取标准和返还额度,高校按投入资本的额度享有所有者权益。其三,实行成本核算,加强成本管理。高校对后勤保障服务企业“拨改付”的核心是合理确定后勤保障服务企业的收费标准,建立科学的财务结算关系。而确定合理的收费标准在很大程度上依赖于真实的成本核算数据。高校既要保证后勤保障服务企业的费用开支票据合法真实,收费符合标准,又要保证行政部门、教学科研单位节约使用经费,不能到后勤保障服务企业直接报销费用,否则就失去了成立后勤保障服务企业的意义。其四,高校作为发包方和被服务方,既要考核后勤保障服务企业的经营业绩,也要对后勤保障服务企业的履约情况进行监督,这是决定后勤保障服务企业内部分配及核定今后承包缴款的主要依据。高校管理层需要通过审计,规范后勤保障服务企业的会计核算,全面完整地反映真实的资产、负债及盈亏状况,为制定科学的决策提供依据。

再次,后勤保障服务企业会计信息是高校财务报表的重要组成部分。《高等学校会计制度》规定,高等学校在编制财务报表时,应当将校内独立核算单位的会计信息纳入学校财务报表反映。后勤保障服务企业占用的资产在高校资产负债表中占有很大比重,后勤保障服务企业的收支虽然在高校收入支出表中只有其他收入和其他支出科目,但信息量很大,遗漏后勤保障服务企业的资产和盈亏,将导致高校财务信息不完整,影响高校的管理决策及财政部门预算编制。

因此,高校后勤保障服务企业审计目标就是保证国有资产的安全和运行效率, 促使后勤保障服务企业全面履行承包租赁合同,加强成本核算,提供优质后勤保障服务,形成科学合理的财务结算关系,保证会计信息真实完整,促进后勤保障服务企业健康发展。

三、高校后勤保障服务企业审计的内容和重点

高校的财务管理模式,一般采用会计核算中心的方式,即各独立学院、科研院所、实验室、附属中小学、医院,包括后勤集团,都集中于高校会计核算中心,专业服务中心只是由一个核算员负责,也有少数后勤集团设有自己的核算员,但实质上都只是报帐员。无论采用哪种形式,后勤保障服务企业是使用企业会计制度的科目,主要是收支项目及往来款项核算,审计的内容就是高校与后勤集团签订的承包缴款协议,也要关注高校与后勤集团的资金往来及费用报销;审计的重点是存在或发生、完整性、收支票据的合规性、合理性等;审计的难点在于同一幢公用楼房、教工住宅楼或学生宿舍楼可能由不同的专业服务中心分别提供水电费和物业管理服务,费用不易分割;不同的专业服务中心可能相互串用帐号,报销费用。

(一)审查后勤业务收支。审查后勤业务收入项目、收费标准及分摊是否符合学校核准的标准;相关成本项目归集与分配是否合理,确定成本计算是否正确。

一是水电服务。检查后勤保障服务企业是否附有水电费分割计算单及校属相关单位用水量、用电度数,抽查后勤集团对校内企业、商业网点是否按生产或经营用水、用电标准收取水电费;对教工住宅水电费是否按居民生活水电费标准计量收费;检查公用部位水电费的分摊是否畸高或畸低;检查供水供电部门开具的收费票据,确定当期生产经营和生活用水用电的收费标准是否符合规定的标准;检查后勤保障服务企业从收取的水电费中提取的管理运行服务费是否符合学校核准的标准。

二是日常基建、维修和绿化工程。检查后勤保障服务企业是否参与投标,签订施工合同是经学校批准,开具内部结算单是否附有建筑安装工程价款结算单和验收报告;将基建工程项目实际购买设备、材料采购明细表的金额与预算表进行对比,查看是否有超标,分析超标原因;检查大宗物资采购是否经过政府采购。

三是绿化保洁。检查后勤保障服务企业是否根据校园绿化维护面积和公共区域保洁面积及费用标准,向学校开具内部结算单,是否附有学校的考勤、考核及验收记录;检查后勤保障服务企业聘请的人员、包括临时工的人数、小时工资、劳务费计算是否合理。

四是物业管理。检查后勤保障服务企业对公用楼房、学生公寓楼是否按面积和学校核定的收费标准向学校使用或管理单位开具内部结算单;抽查后勤保障服务企业对教工住宅楼按学校核定的标准向学校开具内部结算单,是否由学校按住房从教职工工资中扣回,检查有无将教工住宅楼的物业费摊入了公用楼房物业保洁费;检查有无将教工住宅的水电维修费摊入了公用楼房的物业费。

五是生活服务。检查后勤保障服务企业提供餐饮服务、招待所(宾馆)是否实行成本核算,学生食堂的饭菜价格是否控制在学校规定的利润范围内;浴室、开水供应是否按低于成本价为师生服务,所产生的政策性亏损是否由学校补偿。

六是交通运输。检查后勤保障服务企业是否根据用车里程向各用车单位开具内部结算单,检查有无附用车记录及用车人签字。审查后勤保障服务企业管理的公务车运行维护费包括维修费、燃料费、过桥过路费、保险费等报帐的原始单据是否合规;审查汽车修理费,检查经常修理车辆的使用年限以及查看更换零件是否过于频繁等;审查运输车辆是否在定点修车厂修理,大宗维修材料采购是否经过政府采购;审查汽车燃油费,根据后勤保障服务企业在用的车辆数量概算汽油的用量,与实际发生燃油费对比,分析差异原因。

七是商业贸易。检查后勤集团附属商业网点是否实行全成本核算,经营商品的质量和价格是否符合市场标准。
八是液化气供应。检查后勤保障服务企业液化气供应是否按市场质量标准和价格,向用气单位和服务对象开具内部结算单。

九是向学生收费项目。高校在新生入学时按标准向单位或学生个人一次性收取的住宿费收入应列为“教育事业收入”,重点检查后勤集团是否使用手工发票向学生另外收取住宿费,对学生代办项目费是否按自愿原则收取,是否存在以代办项目名义乱收费,代办项目是否实行成本价,有无加收服务费,多收款项是否及时清退。
(二)、审查管理费用。后勤保障服务企业本身也有办公费用,也会发生相关费用。审查内容和重点是经营管理费用是否发生,是否取得合法票据,各专业服务中心是否存在费用串用。一是查看收款单位与开票单位是否相符;二是查看报帐的费用有无本专业服务中心相关经手人签字,以确定费用是否本专业中心的费用;三是审查发票内容与开票单位经营范围是否相符;有无只写办公用品、办公桌椅、电脑配件、电脑耗材、五金电料、粮油食品、维修材料等大类名称,没有商品清单;审查办公用品的单价和数量,与后勤保障服务企业的业务量是否相配比;四是关注“培训费”、 “会议费”、“差旅费”等费用的开支情况,一是有可能是相关独立学院、科研院所把不好报销的费用拿到本后勤保障服务企业报销费用,二是本后勤保障服务企业把招待费发票开成会议费发票,或者将招待费与差旅费发票粘贴在一起,用会议费和差旅费做招待费的“挡箭牌”,消化不合理的大额招待费用支出。检查核对经手人签字与相关内容的逻辑性,检查有无相关独立学院、科研院所或其他后勤保障企业到本企业直接报销费用。

(三)、审查校属固定资产的使用情况。后勤保障服务企业使用的资产大致包括:房屋、设施;行政办公设备;家具、电器设备;锅炉、浴室、液化气及冷藏等设施设备;炊事设备;修建、施工和绿化养护设备;供水、供电设备、设施和各类维修材料、低值易耗品、办公用品及少量经营存款。

后勤保障服务企业的资产是所有权和使用权分离的,所有权是属于高校的国有资产,学校通过签署托管租赁协议等方式将后勤资产的使用权整体移交给后勤保障服务企业,后勤保障服务企业只享有使用权,不具有出让及其他处置权,也就是说后勤保障服务企业是不存在固定资产的,只有其他应付款。

高校对划转到后勤保障服务企业的资产管理原则是:对于水电基础设施、锅炉等非经营性资产,以及澡堂、食堂等大型房屋改造、新建工程,学校按后勤服务的实际需要,提供资金进行更新改造与维修。后勤保障服务企业负责对划转资产小型设施设备进行管理、使用和维修,不得抵押、变卖。

后勤保障服务企业对固定资产的使用与管理是否合理,是否按照租赁合同的规定使用,直接影响着国有资产的使用期限与资产保值。

所以,后勤保障服务企业资产的审计就是审查后勤保障服务企业对校属固定资产的使用情况。检查是否按照租赁合同的规定进行管理和维护,以及是否存在固定资产的损坏、丢失和失窃。

四、高校后勤保障服务企业必须搞好四个结合

首先,后勤保障服务企业业务收支审计必须与内部往来相结合,后勤保障服务企业的业务收入对高校整体来说只是内部往来,后勤保障服务企业与高校核算中心都有可能将这种收支项目挂入内部往来,这样就有可能发现隐匿的收入或支出。后勤保障服务企业一是可能将为相关单位服务收入挂入往来款上;二是如果后勤保障服务企业其他应付款小于高校其他应收款,则有可能是高校处室或其他独立学院到该后勤保障服务企业报帐,也可能是其他专业服务中心虚开发票以会议费、招待费、维修费等各种名义虚列支出。所以必须注意检查后勤保障服务企业的内部往来是否就是收入支出。

其次后勤保障服务企业审计必须与高校帐面核对相结合,这是保证高校记录完整性,国有资产安全性的必要程序。这里讲的完整性是指高校改制划转时可能没有进行清产核资,可能遗漏后勤保障服务企业已经在使用的资产,或者清产核资遗漏了某项资产;改制后后勤保障服务企业又可能存在隐匿收入。譬如,改制时,某基建项目尚未完工,组建后勤集团后已竣工决算,后勤集团可能对外出租使用,后勤集团房租收入和高校的固定资产均没入账,容易造成国有资产流失。

再次,后勤保障服务企业审计必须与帐外查看相结合,要与高校帐面记录进行核对,查找与高校帐内存在一定联系的或有事项,关注存在或有事项的迹象,譬如,后勤保障服务企业有房屋租金收入,但高校没有相应的房屋帐面记录,可能存在已竣工但未办理产权登记及入帐手续;将高校房产、设备管理部门的统计台帐、固定资产卡片与固定资产明细帐核对,可能发现未入帐的房产、设备;到高校校区,尤其是新校区察看,记录房产数量、座落,新旧程度,与高校固定资产和在建工程明细帐核对,查找帐外房产;察看校内校外店面房及住宅性用房出租,检查后勤保障服务企业有无租金收入入帐以及高校有无将这一房产入帐;办理汽车保险费的合同与单据可以提供实际拥有汽车的数量;实地盘点车辆、设备,如果存在数量较多的盘盈,则可能存在未入帐的车辆、设备,如果存在数量盘亏,有可能是变卖设备、报废车辆,帐面未作处理。检查预付帐款明细账,看是否存在法院、律师事务所等敏感单位,询问后勤集团在采购过程中是否存在未决诉讼;在其他支出明细帐中查看是否存在案件受理费、诉讼费支出,追索寻找是否存在未入帐担保责任。

最后,后勤保障服务企业业务收支审计必须与经济合同审计相结合。高校与后勤保障企业之间的经济关系主要是通过合同来实现的,因此,后勤保障服务企业业务收支审计必须紧扣高校与后勤保障企业之间的经济合同进行审计。审查应后勤保障服务企业应上交的租金承包款是否如数上缴,盈余分配和承包者实际收入是否符合国家财政政策和承包合同规定,合同条款中规定的各项年度指标是否完成等。

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