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加强会计原始凭证附件管理的思考
  原始凭证附件是会计资料的重要组成部分,是记录会计核算过程和结果的重要载体。报销时在取得合法凭证的同时,必须规范凭证附件的管理,对经济业务事项进行补充说明、提供执行依据。

  笔者审计发现:近年来,部分行政事业单位只重视会计原始凭证,却忽视原始凭证附件的作用,认为附件是可有可无的,其存在与否没有多大的影响,以至于出现经办人员不索要或不出示附件、财会人员不核对或不保存附件的现象。造成部分会计原始凭证没有附件,不能反映业务过程,无法证明经济业务的真实合规性,特别是公务接待费用、车辆维修费用、办公设备购置等大额支出因缺乏凭证附件而难辨真伪。

  针对上述情况,笔者通过多年来的审计工作经历,认为各类原始凭证及其附件管理的具体要求如下:

  1、人员经费支出。在编人员(在职或离退休)增人增资及专项考核奖励支出应附书面批复通知;非在编人员工资支出,需标注实际岗位、月工资标准、加班天数等事项,首月发放时应同时附用工协议。

  2、办公费。办公日用品等办公费报销时除取得合法票据外,应附加盖供应商公章的原始销货清单、验收单及定点采购单。

  3、打印费。报销时除合法票据外,应附有经办人签字的“定点打印计费清单”。

  4、差旅费。报销时应当提供出差审批表、机票、车船票、住宿费发票等凭证;考察费用作“差旅费或培训费”科目支出,应附上级部门的审批书、考察行程安排和“外出考察和预算审批意见表”,或提供上级部门的相关文件依据。

  5、会议费。要求分别是:

  (1 )参加上级部门或专业机构组织的会议费用。报销时除合法票据外,应附会议通知等文件资料。

       (2 )单位组织的会议费用。报销时除合法票据外,还应附会议通知( 会议方案) 、会议经费预决算审批表及实际参会人员签到表、会议举办地点等会议服务单位提供的费用原始明细单据等。

  6、公务接待费。报销除合法原始凭证外,应附公务接待审批单、菜单等支出清单、公务卡小票等。接待用食品支付除合法票据外,应附具体明细原始销货清单,加盖供应商公章。

  7、培训费。分两种情况:

  (1 )参加上级部门或专业机构组织的培训费用,报销时除合法票据外,应附培训通知等文件资料。
  (2 )本单位组织的培训费用。报销时原始凭证后应附培训通知、课程安排表、实际参训人员签到表、讲课费签收单以及培训场所出具的原始明细单据等。

  8、公务用车购置费。报销原始凭证后应附购销合同、政府采购手续及固定资产入库验收登记等。

  9、公务用车运行维护费。包括:

  (1 )汽车保险费。报销时原始凭证后应附保险合同。

  (2 )汽车维修费。报销时除合法票据外,应附定点维修中标通知书、具体明细维修材料、零配件、工时等原始清单,加盖维修企业公章。

  (3 )汽车燃料费。执行“一车一卡”管理,除特殊情况外,严禁现金报销。

  10、维修(护)费。单位日常的固定资产设备维修、网络信息系统运行与维护费用等报销,除取得合法票据、办理必要审批程序外,同时应附中标通知书、维修(维护)合同协议、签证单(小型维修附详细工程量、工时记录等清单,加盖供应服务商公章并由单位专人复核)。

  11、设备购置、服务类支出。相关支出凭证除合法票据外,应附工程(材料、设备采购)资金支付审批表、中标通知书、设备采购合同、设备验收报告以及会议记录等材料备查。

       12、劳务费。包工不包料的人工维修等劳务费用应在当地税务部门开具劳务发票并附协议或由专人记录、审核的工时清单,材料支出原始凭证后应附出库、验收、审批手续;零星人工劳务费用可由单位自行造册发放,但需附劳务内容说明。

       13、基建、大修等支出。所在地地税部门开具的建筑业统一发票后应附工程(材料、设备采购)资金支付审批表、中标通知书、工程施工合同、工程结算审定书等。

准确完整地收集、提供与经济业务相关的原始凭证及其附件资料是业务承办人和财会人员共同的职责。各单位应加强财经政策法规的学习,严格会计内部控制,完善会计基础性工作,提高会计资料质量,切实推进单位经费的规范化、制度化、科学化和精细化管理。
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